http://www.strat.ro

Lucrare de master

 

Solutii informatice pentru eficientizarea activitatii SC OMNIMPEX SA


1.     Introducere

2.     Analiza firmei

a.      Macromediu

                                                              i.      Economic

                                                            ii.      Social

                                                          iii.      Tehnologic

                                                         iv.      Juridic

b.     Micromediu

                                                              i.      Categoriile de public

-         Furnizorii

-         Alti parteneri de afaceri

-         Concurenta

                                                            ii.      Activitatea de comunicare de marketing

                                                          iii.      SWOT

3.     Analiza cerintelor

4.     Solutia propusa

a.      Modulul pentru Clienti

b.     Modulul pentru Furnizori

c.     Modulul de Gestiune Interna Financiar Contabila

d.     Modulul HR

e.      Modulul Administrativ

f.       Modulul Productie

g.     Analiza pe nivele

-         Structura Hardware

-         Nivelul Software

-         Managementul documentelor

-         Gradul de securizare

-         Componenta Umana

-         Posibilitati de integrare si updatare ulterioara

-         Analiza eficientei investitiei

5.     Concluzii

 

 

 

 

 

1.     Introducere

 

Indiferent de marime, orice firma are nevoie de aplicatii economice. Acestea sunt acele aplicatii care sprijina rezolvarea problemelor de natura economica, care ocupa un procent extreme de important in economia unei organizatii.

 

De exemplu, orice firma trebuie sa-si faca o contabilitate, sa aiba o gestiune sa urmareasca cheltuielile si incasarile, sa plateasca salariile, etc. Daca este o societate comerciala cu activitate de comert engros, cu amanuntul, import sau prestari servicii, este clara necesitatea unei posibilitati de urmarire cu exactitate a fluxului marfurilor, folosind diferite elemente de identificare la vanzare, garantie sau service, cum este cazul comertului cu calculatoare, aparate si componente electronice, masini unelte.

 

Multe firme trebuie sa-si gestioneze si sa-si urmareasca stocurile, in stransa legatura cu aspectul contabil, sa isi gestioneze clientii si furnizorii, sa-si rezolve problemele de incasari si plati, sa se descurce cu usurinta prin marea varietate de imprimante tipizate ce se schimba extrem de des, la fel ca legislatia economica.

 

Toate acestea sunt insa probleme comune. Orice firma, pe langa bunul mers al treburilor organizatorice, al economiei de bani, are ca tel maximizarea profitului. Intram deja intr-o alta sfera a aplicatiilor economice si anume business management – administrarea afacerii.

 

Una dintre cele mai mari frustrari ale firmelor romanesti este faptul ca in ciuda incercarilor de a-si promova produsele la nivel global relatiile dintre ele si partenerii interni si externi nu se desfasoara atat de bine cum ar fi de asteptat, din punct de vedere al tehnologiilor, al alocarii resurselor umane, al urmaririi lantului logistic sau al aprovizionarii si distributiei. Si acestea nu sunt decat putinele probleme care lasa firmelor romanesti impresia ca desi se invart in aceasi piata, nu sunt pe aceiasi lungime de unda ca clientii si partenerii. In era Internetului si a telefoniei mobile, firmele romanesti sunt ca niste telexuri care incearca sa concureze emailul.

 

Tocmai de aceea au nevoie de sisteme integrate de business management care sa le permita sa lucreze de la egal la egal cu orice partener depe piata. Adica au nevoie de ERP (Entreprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Mangement) si de Business Intelligence.

 

Pentru majoritatea intreprinderilor implementarea unui ERP reprezinta un pas major catre performanta, eficienta, adica spre un mai bun control al afacerii.. Pentru altele, acest lucru constituie o problema majora si un pas dificil, o decizie destul de greu de luat.

 

ERP inseamna sa gandesti si sa actionezi in sensul proceselor economice. De aceea este o solutie strategica de management. Indiferent de metodele economice preferate, operatiile orientate pe procese economice sporesc productivitatea, venind in intampinarea cerintelor de performanta economica ale firmelor din diverse domenii de activitate.

 

Etapele operationale economice trebuie sa fie legate intre ele, sa puna in miscare fluxuri de activitati, sa controleze fluxurile de informatii inter departamentale,sa puna in contact organizatia cu furnizorii si clientii acesteia.

 

Gestiunea lantului aprovizionare desfacere

Aceasta administrare este destinata optimizarii tuturor proceselor economice ce se desfasoara la nivelul unei organizatii, de la aprovizionarea cu materii prime si materiale, pana la procesele de productie trasnport si distributie a produselor finite. Este de dorit ca o astfel de solutie sa permita gestiunea proceselor extinse ale intrepinderii, integrand atat procesele interne, cat si pe cele externe, deoarece lucrul acesta favorizeaza cresterea eficientei  prin urmarirea intreprinderii nu prin activitati, ci in lungul proceselor economice pe care acestea le desfasoara.

Solutiile de SCM trebuie sa ofere o lista cat mai completa de module care sa permita modelarea, monitorizarea si gestiunea proceselor extinse ale organizatiei. La toate acestea mai pot fi adaugata :

-         inventarierea la intervale cat mai lungi de timp;

-         reducerea costurilor de productie;

-         reducerea costurilor de transport;

-         cresterea productivitatii;

-         asigurarea unui nivel ridicat al serviciilor;

-         imbunatatirea calitatii produselor;

-         sensibilitate sporita la schimbarile economice.

 

Aceasta lucrare pleaca de la premiza optimizarii activitatii intr-unul dintre cele mai mari grupuri de firme romanesti: Omnimpex SA. Doi ani la rand situat in topul firmelor mici si mijlocii, avand in portofoliu firme precum  Omnimpex Hartia Busteni si Rafinaria de Petrol Steaua Romana Campina, Omnimpex se gaseste in stadiul mult dorit de oricare alt start-up romanesc. O cifra de afaceri infloritoare si o dorinta de expansiune sustinuta de realitate.

 

Si pentru a putea sa intre cu succes in piata cu capacitatile de productie eficientizate la maxim, un prim pas se considera a fi implementarea unui sistem informatic complex, care sa atinga scopurile propuse.

 

Pasii sunt :

-         analiza situatiei actuale - presupune analiza si descopunerea cerintelor utilizatorului final, cu scopul obtinerii specificatiilor de definire a produsului software (cerinte functionale, configuratii hard si soft, cerinte de interfata produs – utilizator, cerinte de performanta, etc);

-         proiectarea specificatiilor – constituie conceptia de baza a aplicatiei si include descompunerea in module, definirea structurilor de date, descrierea algoritmilor;

-         implementarea – cuprinde codificarea, testarea, depanarea modulelor proiectate anerior;

-         testul de ansamblu si integrarea modulelor intr-o singura structura de program cu module correlate si testarea integrala a utilizatorilor finali  active; adresarea unui utilizator final active produce maximum de feedback pentru dezvoltatorii aplicatiei;

-         versiunea finala – este o actiune asupra versiunii precedente a produsului program, constand in rezolvarea anomaliilor si aducerea produsului la forma finala, acceptata de Omnimpex;

-         mentenanta (intretinere)- vizeaza problemele depistate de utilizatorii finali la versiunea finala; echipa de intretinere are responsabilitatea de a realize versiuni imbunatatite ale produsului program, prin punerea de acord si corelarea problemelor, sugestiilor ivite ce vor fi utilizate in ciclurile urmatoare de dezvoltare.

 

Aceasta lucrare va aborda doar primele doua etape.

 

 

2.     Analiza firmei

 

Activitatea Omnimpex se imparte in trei categorii:

-productia de substante rafinate din petrol;

-productia de materiale celulozice

-activitati de comercializare a rezultatelor celor doua unitati de productie. In prezent, Omnimpex Hartia S.A Busteni face parte din grupul OMNIMPEX SA.

Firma face eforturi pentru a-si imbunatatii imaginea, modemizandu-si sediul si dotandu-se corespunzator cu aparatura tehnica.

 

Ea se bucura si de imaginea favorabila pe care o are grupul, acesta oferindu-i nu numai imagine, ci si garantia unei firme serioase, putemice, de calitate.

 

Produsele oferite de Omnimpex Hartia Busteni

• Hartie tratata la suprafata;

• Hartie copii xerografice;

• Hartie pentru desen;

• Carton tratat in masa si la suprafata;

• Hartie superioara de ambalaj albit;

• Hartie velina tip extra;

• Hartie tratata tip A;

• Hartie ambalaj din materiale refolosibile;

• Hartie filtru industrial;

• Vata de celuloza;

• Hartie igienica tip 2, gofrata;

• Hartie creponata;

• Prosop din hartie tip 1;

• Caiete;

• Dosare;

• Elementi flltranti pentru motorina;

• Rezerva bloc desen;

• Role hartie pentru Telex;

• Cub hartie;

 

Produsele rafinariei Steaua Romana Campina:

- ceara parafinica;

- bitum;

- uleiuri industriale;

- combustibil diesel;

- fenolftaleina;

- sulfat de aluminiu, etc.

 

Omnimpex Hartia Busteni doreste se se claseze in primii noua producatori de hartie din Romania, avand ca linii directoare managementul de echipa, flexibilitatea in adoptarea deciziilor, un climat deschis de comunicare, cooperarea dintre diferitele compartimente, o continua apropiere de client.

 

Steaua Romana se intinde pe o suprafata de 51 ha, o capacitate de rafinare de 400.000 tone de petrol/an, are autonomie de curent electric si abur pentru nevoile de zi de zi. Doreste sa-si intareascda pozitia de leader in categoria de parafine si uleiuri industriali in Romania.

a.      Macromediu

                                                              i.      Economic

Piata hartiei in Romania

Cadrul economiei de piata si-a pus amprenta si asupra industriei producatoare de celuIoza, hartie si ambalaje si ca rezultat o mare parte din echipamentele depasite ca performanta au fost abandonate. Daca la nivelul lui 1989 capacitatea de productie anuala era de 990.000 tone hartie , in 1996 era de 650.000, in 2001 era de 400.000 tone hartie. Cu toate acestea, fabricile au continuat sa-si exploateze capacitatile. Recuperarea maculaturii a scazut ca intensitate deasemenea. Echipamente moderne au reusit o crestere a calitatii hartiei de ambalaj albite, a hartiei de ziar, de scris si de tipar.

 

Pana in 1997 s-au facut investitii in valoare de 83,5 milioane dolari la fabrici precum LETEA S.A. Bacau, CELROM S.A.Tumu Severin, SOMES S.A. Dej, CELHART DONARIS S.A. Braila, AMBRO S.A. Suceava.

 

In aceste conditii, perspectivele se arata totusi incurajatoare, consumul de hartie si carton fiind estimat a creste la un nivel de circa 970.000 tone/an in 2005. Pe baza acestor valori, specialistii prognozeaza o crestere a consumului de 42 kg/ locuitor.

 

ii.                  Social

In acest moment, ambele facilitate de productie se afla pe valea Prahovei. Datorita scaderii dramatice a locurilor de munca in aceasta zona, ca urmare a inchiderii multor unitati de productie se constata o presiune ridicata la nivelul social. Exista numeroase persoane cu calificare monodomeniu, care au mari probleme de adaptare.

 

Angajatii din aceste societati au o medie de varsta ridicata, avand de asemeni un nivel de educatie mediu (liceu/scoala profesionala).

 

Implementarea unui sistem informatic in aceste conditii va presupune invingerea unei rezistente uriase, determinate de doua lucruri :

-         convingerea ca tehnica implica disponibilizari pe termen scurt si mediu;

-         lipsa unui fundament pentru operarea sistemelor aplicate in cadrul utilitatilor respective !

 

iii.            Tehnologic

Macromediul tehnologic este unul caracteristic Romaniei. Firmele foste de stat au beneficiat de putine sau deloc investitii in aparatura moderna pentru productie. Furnizorii utilajelor initiale nu mai produc subansamble de schimb pentru masinile uzate moral, iar cele deja instalate in facilitatile de productie sunt in stare de functionare ca urmare a talentului ingineresc al lucratorilor de intretinere.

 

iv.            Juridic

Mediul juridic romanesc, aflat intr-o permanenta schimare nu mai are nevoie de nici o prezentare suplimentara. Cateva puncte care merita totusi mentionate :

-         Statul se implica in mod frecvent in deciziile pentru piata petrolului si cea a hartiei, ambele fiind caracterizate strategice.

-         Deasemenea, exista o foarte mare putere de influenta asupra producatorilor afiliati la anumite cercuri de interese.

 

b.     Micromediu

 

MISIUNEA OMNIMPEX HARTIA BUSTENI

Se doreste pozitionarea firmei intre prirnii noua producatori de hartie din Romania. Viziunea directoare este managementui de echipa, flexibilitatea, un climat deschis de comunicare, cooperarea, apropierea continua de client si marirea cotei de piata pentru hartia tratata tip A si hartia destinata obtinerii cartonului ondulat.

 

MISIUNEA RAFINARIEI STEAUA ROMANA CAMPINA

Satisfacerea cerintelor de calitate ridicata din partea clientilor a serviciilor noastre.

 

OBIECTIVE GENERALE Hartia

I ) Dublarea volumului vanzarilor fata de anul 2002;

2) Realizarea unui profit de mimin 5% raportat la volurnul vanzarilor;

 

OBIECTIVELOR GENERALE Rafinarie

1)                                   Cresterea indicilor de calitate;

2)                                   Cresterea vanzarilor cu 5% pe 2003.

 

i.                        Categoriile de public

1.     Cumparatorii

2.     Utilizatorii

3.     Influentatorii

 

 

Cumparatorii:

 

Pentru hartia de scris, principalii clienti sunt tipografiile, producatorii de caiete, si intreprinderile distribuitoare. Pentru hartia de copiator la lista clientilor de mai sus, se adauga si o serie de alti clienti care au pretentii mai mari in legatura cu gradul de  alb al hartiei si transparenta aceteia, si o alta categorie, aceea a persoanelor juridice, firmele mari care se aprovizioneaza cu cantitati mari de hartie de scris, cat si pentru copiator. Acestia sunt dintre cei care nu vor face niciodata diferentiere intre aceste doua tipuri de hartii, gandind ca hartia de scris este inferioara si nu ofera o imagine buna firmei: astfel cu cat hartia e mat alba si are mai multe intrebuintari, cu atat pentru firma va reprezenta o mai buna investitie.      

-  pentru hartia tratata tip A se grupeaza in:

utilizatori industriali - tipografii, producatori de caiete, fabrici de medicamente, intreprinderi de panificatie, producatori de dulciuri, intreprinderi distribuitoare, magazine specializate (papetarii), patiserii, cofetarii.

S-au analizat livrarile de hartie tip A realizate in luna august 2002.

Total livrari 78 tone

Total clienti 108 din care: 35 consumatori industriali, 11 Intr. Distribuitoare, 56 magazine, 6 patiserii cofetarii.

Din totalul livrarilor 

•58 % sunt pentru consumatorii industriali :

•29,5 t pentru tipografii si producatorii de caiete, 15,5 t pentru fabrica de medicamente, intreprinderea de dulciuri KRAFT Brasov;

•17% pentru intreprinderi distribuitoare;

•13 % pentru : COMAT

•25 °/o pentru magazine si patiserii- 20 t

Se observa ca numarul clientilor pe segmentul de piata consumatori individuali (magazine si patiserii) este mare, iar cantitatile livrate sunt foarte mici (o medie lunara de 320 kg/client) in timp ce pentru tipografii si producatorii de caiete media lunara este de 9,8 t.

Prin actiunea fortei de vanzare si printr-un program de marketing sustinut se impune transformarea clientilor industriali potentiali in clienti efectivi.

 

Clientii Rafinaria Steaua Romana

Combinate chimice : Brazi, Darmanesti, Oltchim

Retele de benzinarii : Shell, OMW.

Deasemenea se exporta in Bulgaria, Yugoslavia, Moldova, Turcia, Ucraina.

 

Caracterul livrarilor este pe baza de contract, iar clientii pun pret pe :

-anuntarea existentei pe stoc a productiei comandate;

-calitatea ridicata a produselor;

-acceptarea platii in credit comercial;

-costuri minime la produse;

 

4.           Furnizorii

 

FURNIZORII DE MARFURI Hartia

a)  materii prime:

Fumizori intemi

•  pentru celuloza fibra scurta CELHARTDONA Braila

capacitate disponibila: 50000 tone/an

Livreaza atat pe piata intema, cat si la export, cu observatia ca in 2001 livrarile la export au scazut semnificativ comparativ cu anul 2000, fapt explicabil datorita curbei descendente a pretului celulozei pe piata extema.

•  pentru celuloza fibra lunga SOMES DEJ

capacitate disponibila :  80000 tone/an

Fumizori externi

pentru celuloza fibra scurta: Svilosa Bulgaria, Matroz Belgrad Yugoslavi;

 

FURNIZORII DE MARFURI Steaua Romana

a) titei – SN Petrom SA

b) substante chimice de rafinare - Azomures

 

b ) furnizori de materiale auxiliare

-  pentru materialele de incleiere in mediu acid (sorez) nu exista fumizori in tara. Singurul fumizor este firma Diper Kirnya Endustrisi Turcia - pretul -1250 EURO/tona CPT. Cererea de oferta este onorata in maxim 15 zile de la comanda. Nu s-au inregistrat dificultati si intarzieri in aprovizionare .

-  pentru sulfatal de aluminiu fumizor este Steaua Romana Campina -pretul – 94 $/tona. Distanta fata de fumizor este foarte mica (40 km), caracteristici de calitate corespunzatoare, puncte tari ce au contat in alegerea sa ca fumizor.

-  pentru amidon oxidat fumizor unic in tara este INACO Piatra Neamt. Este necesar, pentru aprovizionarea cu acest material si solicitarea de oferte din import, deoarece caracteristicile de calitate sunt mult superioare.

 

c ) pentru echipamentui tehnologic, fumizorii sunt externi

-   site de masina – Jugoslavia;

-   postavuri - lpolito – Italia;

- Ghesmeir - Germania;

- Rodevici – Jugoslavia;

-  sabare- IPEMA Bucuresti (reprezentanta firma Austria);

-  imbracat valturi - Jilava;

 

Furnizori tehnologici

- Haynes – Franta turnuri de racire

 

PRESTATORII DE SERVICII

 

Firme de comert — Omnimpex Bucuresti;

Firme de transport - transport intern - CFR, Autotransport Brasov ;

- transport extern- CFR ;

- auto- Rorntrans Bucuresti ;

- naval ;

Prestatori de servicii bancare - BRD Busteni, BA Busteni Trezoreria Busteni

Agentii publicitare - Pagini Aurii, Pagini National, Bursa, Antena I Sinaia,

TL7 ABC Campina.

 

FURNIZORII FORTEI DE MUNCA

-   unitati de invatamant superior

-  grupul scolar Busteni

-   oficiul fortei de munca Sinaia

-  Bursa fortei de munca ag. Brasov

 

5.     Alti parteneri de afaceri

Distribuitori pentru hartie si intermediari/firme de comert pentru rafinarie.

6.                 Concurenta

In industria celulozei si hartiei existau pe piata romaneasca la inceputul anului 2000 aproximativ 23 de companii initial aflate in proprietatea statului, FPS detinand pachetul majoritar doar la 13.

 

Dintre caracteristicile esentiale si perspectivele de dezvoltare ale industriei celulozei si hartiei in Romania putem mentiona:

 

• Somes S.A. Dej este unic producator de celuloza papetara albita din fibra lunga de rasinoase, si Celhart Donaris S.A. Braila (celuloza papetara albita din fibra scurta de foioase) sunt principalii producatori de celuloza. Ambele fabrici, in conditiile unor investitii corespunzatoare, isi pot extinde capacitatile de productie pana la 120-150.000 tone/an. Liniile tehnologice de albire, care depind in mare masura de folosirea clorului si hipocloritului, pot fi transformate astfel incat sa produca celuloza ECF si TCF.

 

• Hartia de ziar  este produsa de Letea S.A. Bacau, intr-o instalatie cu o capacitate anuala de 100.000 tone, modemizata in 1996.

 

• Celrom S.A. Drobeta-Turnu Severin produce hartie miez pentru carton prin folosirea semicelulozei chimice (NSSC) si opereaza o masina pentru producerea cartonului.

• Hartia de sens si de tiparit este produsa cu masini de capacitate medie la CELHART DONARIS S.A. Braila, COMCEH S.A. Calarasi, LETEA S.A. Bacau, PALAS S.A. Constanta, si HARTIA S.A. Busteni, cea mai mare cota de piata avand-o Donaris Braila, Comceh Calarasi, si importatorii. Aceste masini urmeaza a fi modemizate in vederea cresterii capacitatii si introducerii controlului computerizat.

 

• Principalul producator de celuloza chimica este Celohart S.A. Zarnesti. Fabrica produce, de asemenea, 40.000 tone/an de hartie miez si hartie strat neted pentru carton ondulat cu continut ridicat de maculatura. Sase fabrici cu capacitati similare (Vrancart S.A. Adjud, Ambro S.A. Suceava, Hicart S.A. Prundu Bargaului, Amco S.A. Ghimbav, Celrom S.A. Drobeta- Turnu Severin si Romcarton Bucuresti) produc carton si confectii din carton ondulat.

 

• Pergodur S.A. Piatra Neamt este producator unic de hartie impermeabila la apa si grasimi.

 

• Petrocart S.A. Piatra Neamt produce cartoane tehnice si speciale, pentru uz in electrotehnica, cu ajutorul unei instalatii specializate de inalta performanta.

 

• Pehart S.A. Petresti produce hartie matase si hartii igienico-sanitare de calitate ridicata.

 

• Mucart S.A. Cluj - Napoca produce confectii din carton duplex si triplex si detine o instalatie modema pentru productia de caiete.

 

AMBRO Suceava

 

Privatizata in martie 1996, prin cumpararea a 51 % din actiuni de catre firma Romcarton care apartine grupului francez SICAL, Ambro Suceava, cea mai mare societate cu capital privat din Romania in domeniul celulozei si hartiei, are un program de modemizare ce prevede investitii de circa 60 mil. USD. Conform programului de modemizare, in 1999 urmau sa fie derulate investitii de 20 mil. USD, principalul obiectiv fiind punerea in functiune a unei masini pentru productia de hartie, cu o capacitate anuala de 220.000 tone. AGA extraordinara din 11 ianuarie 2000 a ratificat decizia Consiliului de Administratie din 4 noienbrie 1999, referitoare la incheierea a doua conventii de imprumut, in valoare de 9 mil. USD fiecare, BERD si  respectiv International Finance Corporation (IFC) . Acest imprumut, care face parte dintr-un program mai amplu, in valoare de 68 mil. USD, va permite companiei sa isi modemizeze tehnologiile si sa achizitioneze echipamente pentru protectia mediului (societatea fiind facuta responsabila pentru degradarea a 10 km din raul Suceava ).

Programul va dubia capacitatea de productie a firmei romanesti si ii va permite sa faca fata cererii interne de celuloza si si hartie, in crestere la ora actuala.

 

Din analiza datelor statistice, precum si a datelor de la CRCE rezulta urmatoarele:

-consum hartie scris-tipar pe sem. 1, 2001 : 31.446 t - cota de piata Donaris Braila 34,5%, Comceh Calarasi 30 %, importatorii 35%, Omnimpex Busteni 0,4 %.

-consum hartie ambalaj albit pe sem. 1, 2001 : 10.790 t -cota de piata Somes Dej 85,3 %, Comceh Calarasi 5,6 %, Omnirnpex Busteni 4,6% , importatori 4,5 %.

Puncte tari ale concurentei :

DONARIS BRAILA:

~ nu sunt dependenti de materia prima; are o productie integrata de celuloza si hartie ;

O buna pozitionare pe piata in ceea ce priveste hartia offset,  vanzarile pe piata interna sunt bune ;

~ utilizeaza tehnologia de fabricare a hartiei in mediu neutru;

~ au consum specific de fibra redus;

~ au consum energetic redus ;

~ au o politica de preturi flexibila ;

~ au o retea de distributie pentru consumatorii mici respectiv in: Oltenia (Craiova), Dobrogea (Constanta), Muntenia (Ramnicu Valcea), Transilvania (Cluj), Moldova (Bacau);

~ au vanzari directe nurnai pentru consumatorii mari (in special tipografiile mari) ;

COMCEH CALARASI:

~operatiile de fabricare a hartiei sunt capabile sa produca sortimente bine vandabile;

~  utilizeaza hartia proprie pentru confectii: caiete, plicuri, role case de marcat si hartie imprimanta

~  au consum specific de fibra redus prin utilizarea de substante anorganice (materiale de umplere);

~ dispun  de posibilitatea fabricarii de hartie cretata ;

~ au reprezentanti in zona de sud si sud-est a tarii ;

~ au o politica de pret flexibila ;

~ au produse de calitate ;

SOMES DEJ:

~  au o productie integrata de celuloza si hartie ;

~ au inceput modemizarea sistemului de automatizare a fluxului de fabricatie al hartiei ;

~ au canale de distributie pentru vanzari la export; ~ 60% din productie este pentru piata extema ;

~ au distribuitori in zona de vest a tarii ;

~ este un nume respectat in randul consumatorilor de hartie de ambalaj) ;

 

IMPORTATORII:

Au produse de calitate superioara :

~  au retea de distributie

~ au o mare flexibilitate a preturilor

CAI DE INVINGERE A CONCURENTEI :

a)  identificarea atributelor majore care au o valoare semnificativa pentru client ;

b) evaluarea cantitativa a importantei fiecarui atribut;

c) evaluarea performantelor concurentilor din perspectiva fiecarui atribut major;

d) implementarea sistemului AQ pentru procese

e)  realizarea de produse noi

f)   dezvoltarea fortei de vanzare

g) axarea activitatii Biroului de Marketing in principal pe satisfacerea nevoilor clientului prin indeplinirea celor mentionate la punctele a), b), si c)

f) reducerea cheltuielilor (aici aplicatia software va avea un cuvant greu de spus) ;

 

Concurenta Rafinarie

In domeniul petrolului, concurenta este acerba. Fiind domeniul in care se vehiculeaza cele mai mari sume de bani din Romania in momentul de fata, exista presiuni extrem de puternice pentru afaceri defavorabile, pentru achizitii comandate, blocade asupra concurentei, etc.

 

Aproximativ 80% din cadrul pietei este tributara conceptelor de grup, doar 20% putand fi considerata libera.

 

Concurentii sunt: Petrom (care deasemenea este si furnizorul rafinariei), celelalte rafinarii romanesti. Pe unele produse, precum parafinele, Steaua Romana este unicul producator pe piata romaneasca.

 

ORGANISME PUBLICE:

-Circa Fiscala Busteni

-Primaria oras Busteni

-AJOFM Prahova

-Casa de Asigurari de Sanatate Prahova

-punct vamal

-Vama Ploiesti

-Judecatoria Sinaia/Campina/Ploiesti

 

OBIECTIVELE PLANULUI DE MARKETING (hartie)

Omnimpex isi propune pentru anul urmator urmatoarele activitatii de marketing-vanzare:

1)  Cresterea cotei de piata pentru hartia tratata tip A destinata tipografiilor de 0,4% in 2002 la 1,6% in 2003.

2)  Cresterea volumului vanzarilor pentru hartia de ambalaj albit subtire (35-40 g/m) de minim 3 ori fata de 2002. ;

3) Cresterea volumuui vanzarilor la carton strat neted pentru carton ondulat si a hartiei test liner cu 65% fata de anul 2001.

4) Imbunatatirea calitatii hartiei test liner prin cresterea uniformitatii gramajului si a rezistente la plesnire.

 

OBIECTIVELE PLANULUI DE MARKETING (Rafinarie)

1.      cresterea indicatorilor de brand (calitate perceputa, seriozitate, etc) ;

2.      cresterea vanzarilor, cu 20% fata de anul trecut (aceasta se poate realiza in mod facil prin productie, in prezent fiind utilizat doar 45% din capacitatea de productie.

 

STRATEGII DE MARKETING:

a)  Analiza trimestriala a volumului vanzarilor (curba ABC) pe grupe de produse.

b) Masurarea, analiza si imbunatatirea satisfactiei clientului pentru produse.

c)  Focalizarea responsabililor de zona pe tipografiile care realizeaza minim 20% din cifra de afaceri din formulare tipizate (pentru hartie) ;

d) Educarea clientului in privinta beneficiilor produsului oferit;

e) Aplicarea distributiei pe canal direct de marketing pentru utilizatorii industriali;

f) Aplicarea distributiei prin canale cu un intermediar - distribuitor pentru hartie in top-distribuitor pentru confectii din hartie- distribuitor pentru filtre de motorina .

g) Diminuarea costului total pentru produsele ambelor unitati de produse ;

h) Stabilirea discounturilor fata de pretul de lista ;

-   grila pentru modalitatea de plata

-   grila pentru cantitate

i) Implementarea conceptului de marketing la nivelul tuturor verigilor functionale din intreprindere.

j) Sprijinirea fortei de vanzare de catre verigile functionale.

 

PROGRAMUL DE ACTIUNE

1) Sistemul va trebui sa permita fiecarei persoana din cadrul Biroului de Marketing-Vanzare sa isi intocmeasca saptamanal un plan de actiune:

-  numar contacte telefonice la clienti;

-  numar contacte telefonice pentru atragere de noi clienti din segmentele de piata stabilite;

-  numar deplasari in teritoriu pentru prospectare si culegere de informatii, prezentare de oferte ;

-  numar deplasari la clienti ;

-   pregatirea portofolilui de produse pentru deplasarea in teren ;

2) Cunoasterea cerintelor pietei prin studierea informatiilor de pe piata prin intermediul sistemului, a buletinelor informative din domeniu, rapoarte statistice de la CRCE, internet si a presei de specialitate din domeniul ecomomic ;

3) Evaluarea activitatii fumizorilor concurenti prin deplasarea in teren a fortei de vanzare si culegerea de informatii despre :

-   canalul de marketing utilizat ;

-   care sunt clientii fideli ;

-   caracteristicile de calitate a ofertei concurente) ;

-   facilitati acordate pentru distribuitori ;

4) Completarea bazei de date referitoare la clienti efectivi si clientii potentiali (date de identificare firme, domeniu de activitate, persoana centrului de cumparare, persoana de contact data vizitei, feed-back de la client);

5) Intocmirea si transmiterea de oferte de produse la clientii efectivi si potentiali.

6) Intocmirea de formulare speciale tip chestionar pentru obtinerea de informatii referitoare la masurarea satisfactiei clientilor :

-   in ce masura clientui a fost multumit ;

-   in ce masura obiectivele legate de produs au fost atinse ;

-  ce imbunatatiri trebuie urmarite ;

-   ce asteapta clientui de la organizatie in viitor ;

7) Cunoasterea permanenta a pretului acceptat de piata pentru hartie si confectii din hartie si analiza pretului produselor realizate pe elemente de costuri, in colaborare cu Biroul Financiar si Contabilitate ;

8) Realizarea de material de promovare a produselor si a imaginii societatii ;

9) Realizarea bilunara a intalnirilor de tip BRAINSTORMING cu personalul din cadrul verigilor functionale de la nivelul companiei ;

10) Participarea la licitatiile organizate de organismele bugetare ;

11 ) Participarea la targuri si expozitii cu stand amenajat la minim 2 targuri pe an si vizitarea a minim 4 expozitii pe an pentru culegerea de informatii si imbunatatirea imaginii firmei ;

12) lnvitarea periodica la sediul societatii a primilor 20 clienti importanti ;

13) Cresterea numarului de persoane pentru a mari forta de vanzare actuala (doar pentru hartie).

14) Evaluarea lunara a activitatii fiecarei persoane din cadrul Biroului Marketing - Vanzare asupra modului in care si-a indeplinit obiectivele ;

15) Incheierea de contracte de distributie dupa finalizarea formei cadru si evaluarea atenta a viitorului distribuitor ;

16) Motivarea personalului din cadrul fortei de vanzare pentru cointeresarea privind cresterea volumului vanzarilor ;

 

PROPUNERI PENTRU STABILIREA FORTEI DE VANZARE

-Un salariu fix - identic cu cel al operatorului comercial plus o cota variabila din salariul fix, functie de valoarea produselor vandute si incasate.

 

3. Mediul Intern

3.1. Personalul

Succesul unei firme sta in oamenii ei. Astfel ca se incearca ridicarea nivelului de pregatire al personalului, prin angajarea de absolventi si prin creare un sistem de training.

 

3.2. Conceptia care orienteaza activitatea de marketing

Desi pana in momentui de fata nu s-au intreprins actiuni coordonate de marketing de mari dimensiuni, pe viitor se va pune in aplicare o strategie de marketing bine pusa la punct, care va ghida dezvoltarea firmei pe urmatorii 3 ani.

 

3.3. Cultura organizatiei

Elementele definitorii vor fi:

- traditie - 120 de ani impliniti de la infiintarea firmei Hartia Busteni, si 135 de ani de la infiintarea rafinariei Steaua Romana (prima rafinarie din Europa);

- modemitate - cele mai noi descoperiri teoretice si practice puse in realitate de catre o echipa de manageri motivata de atingerea succesului.

 

Se va incerca crearea unei putemice imagini de marca, care sa constituie o motivatie suplimentara pentru angajatii firmei.

 

4.AnaIiza SWOT Hartia Busteni

Puncte tari:

- posibilitati tehnice ridicate;

- autonomie si acces la o parte din resurse ;

- investitii ridicate in calificarea personalului.

Puncte slabe:

- nu exista diferentiere intre produsele omonime ale concurentei;

- consumuri specifice mari ;

- dependenta de materii prime ;

- informatii insuficiente despre piata ;

- marketing insuficient ;

- reteaua de distributie si forta de vanzare slaba ;

Oportunitati:

- folosirea de hartii ecologice;

- dezvoltarea confectiilor din carton ondulat ;

- iesirea de pe piata a unor fumizori;

Pericole:

- importatori.de hartie cu forta financiara mare;

- situatia economica din Romania ;

-  protectie tarifara inexistenta ;

 

SWOT Rafinarie Steaua Romana

Puncte tari :

- traditie in prelucrarea titeiului;

-produse de calitate superioara ;

-monopol de productie pentru anumite categorii de produse in Romania ;

-relatii bine dezvoltate;

 

Puncte slabe :

-tehnologie invechita;

-lipsa unui suport din partea autoritatilor statului;

-lipsa unor standarde de calitate foarte ridicata;

-lipsa unor sisteme de distributie bine puse la punct;

 

Oportunitati :

- mediul economic in crestere;

- posibilitatea exportului pe alte piete;

 

Amenintari

-intrarea pe piata romaneasca a multor companii straine de profil;

-amenintari directe si indirecte din partea concurentilor si grupurilor de interese ;

 

5. Politica de marketing

5.1. Produsul

In politica de produs sunt incluse toate clasele de produse Omnimpex Hartia Busteni mentionate la punctul 1 al acestei lucrari. Pentru a se urmari gradul de detaliere in cadrul sistemului informatic, se va da exemplu pe hartia velina tip extra 80 g/mp:

- domemul de utilizare: pentru scris si tiparit.

- caracteristicile tehnice ale produsului: gramaj 80 g/mp, lungime de rupere, medie - min. 2,6 km, netezime : min.18 sec., grad de incleiere min. 1,5 mm, grad de alb min. 85%, umiditate 5-8 %;

- modul de prezentare: hartia se poate livra in suluri sau coli, diametrul exterior 950 mm, diametrul interior 70 mm, 75 mm, 100mm, numar de lipituri max. 3/sul, executate cu celofan gumat, format coli 610 x 860 mm, 700 x 1000 mm, A3 sau A4.

 

Puncte slabe ale produsului, hartia velina de tip extra :

- este transparenta;

- are un grad de alb scazut, vizibil diferit de alte produse;

- se electrizeaza;                                 .

- intina;

- si altele.

 

5.2. Pret

Apar totusi o serie de intrebari:

- Isi permite firma o politica de preturi flexibila?

- Daca concurenta micsoreaza pretul, care ar fi pretul pana la care firma isi permite sa scada?

- Isi permite firma o politica de discounturi pentru toti clientii, fie ei mari sau mici?

 

5.3. Politica de promovare

5.3.1. Public tinta

Pozitionarea produsului se face urmarind urmatoarele etape :

- identificarea pietei, pietelor tinta: piata pe care se va patrunde este cea a hartiei de copiator, in paralel cu pastrarea segmentului hartiei de scris, prin promovarea calitatilor intrinseci ale produsului crescute, in conditiile cresterii raportului calitate pret.

- identificarea trasaturilor cheie ale produsului care comparativ cu concurenta va fi calitativ mai bun - produsul e mai alb, nu intina, nu se electrizeaza, nu e transparent. Accentuarea acestor trasaturi poate avea relevanta pentru utilizatori profesionali, si poate constitui criterii excelente de diferentiere.

- intocmirea unei harti a perceptiilor ce consta intr-o axa pe care sunt reprezentate doua dintre cele mai importante trasaturi care permit cercetarilor calitative depistarea perceptiilor consumatorilor despre produsul unei anumne firme, astfel incat sa se poate vedea imediat locul unde concurenta este mai putemica si unde poate exista o nisa de piata.

- sustinerea avantajelor fata de concurenta

 

5.3.2. Demersurile comunicationale anterioare

In politica firmei nu a existat o strategic comunicationala bine stabilita, pe acest plan facandu-se cateva incercari de participari la targuri, de oferte prin telefon, de relatii cu clientii, dar nimic stabil si constant.

 

5.3.3. Stabilirea obiectivelor comunicarii

Cresterea cotei de piata a Hartia S.A. Busteni - prin patrunderea pe un nou segment al pietei hartiei, cresterea notorietatii Omnimpex Hartia S.A. Busteni.

Tinta comunicarii

- directorii de marketing

- directorii de aprovizionare

- directorii de vanzari

- sefi centre aprovizionare copiatoare - in special in institutii, scoli, facultati

- manager lant centre de copiatoare - cu multiple puncte de desfasurare in special pe Bucuresti ;

• trimiterea articolelor de specialitate catre mass-media ;

• sponsorizarea unor emisiuni TV pentru segmentele de clienti vizate cu produse ;

•  participarea la targurile si expozitiile de profil ;

• integrarea in sistemul de marketing al grupului Omnimpex (promovare comuna) ;

• crearea de strategii de criza pentru toate evenimentele cu potential negativ asupra firmei ;

• participarea la conferinte si simpozioane a top managementului ;

• o prezentare activa in cadrul asociatilor pe industrie de profil ;

 

Targetul rafinariei:

- directorii de marketing

- directorii de aprovizionare

- directorii de vanzari

 

Publicitate

• materiale promotionale ;

• cataloage - publicitate in Pagini Aurii si Pagini Nationale ;

• publicitate in mass-media de specialitate ;

• bannere outdoor ;

• informatii despre hartie vor aparea pe site-ul HARTIA S.A. Busteni, unde va fi scoasa in evidenta calitatea si caracteristicile ;

• pe site vor mai aparea date cu privire la distribuitori si punctele de vanzare ;

 

Promovarea vanzarilor

Promovarea vanzarilor este intr-o legatura directa cu politica de preturi. Aceasta politica se imparte in doua sectiuni; prima fiind destinata clientilor finali si a doua fiind destinata distribuitorilor (pentru acestia fiind indicate creditul furnizor si servicii suplimentare).

 

Marca

• avantajul S.C. Hartia S.A. Busteni care rezulta din asocierea cu grupul Omnimpex este data de forta marcii grupului, aceasta putand actiona ca o marca umbrela ;

• marca Hartia Busteni este una de mare forta, creata pe parcursul anilor avand o influenta mult mai puternica in randul oamenilor cu varsta de peste 25 de ani ;

• din ratiuni economice produsului nu i se va asocia o marca distincta de la inceput,  acesta fiind lansat sub marca producatorului ;

• Steaua Romana beneficiaza de o vechime de 137 de ani, marca ei fiind sinonima cu traditia si calitate.

 

5.4. Politica de distributie

- in prezent firma nu-si permite o distributie pe trasee lungi, transportul fiind facut de catre client cu mijioace proprii, atat la hartie cat si la rafinarie.

- pentru cereri mai mici si distante scurte firma isi permite acest transport in prezent nefiind dotata corespunzator.

- Pe viitor aceasta colaborare cu distribuitorii este foarte importanta, mai ales in situatia patrunderii pe piata hartiei de copiator.

 

6. Evaluarea efectelor si controlul demersului comunicational

• este necesara o cercetare calitativa cu privire la perceptia produsului in randul clientilor. Acest lucru se va realiza cu un chestionar cu intrebari deschise, disponibil in cadrul sistemului prin care acestia sa-si exprime multumirile si nemultumirile.

• o cercetare cantitativa pentru determinarea notorietatii, desfasurata pe email

• urmarirea indeaproape a demersului comunicational – prin stabilirea de exemplu a unor termene limita de trimitere a mailurilor. Sau indeplinirea termenelor.

 

 

 

3.     Analiza cerintelor

 

CLIENTI

-trebuie pastrata si imbunatatita relatia pe termen lung cu clientii. Deoarece majoritatea clientilor, atat pentru hartie cat si pentru rafinarie sunt firme, putine la numar, exista o piata oligopol. Astfel, fiecare client pierdut reprezinta o mare lovitura pentru veniturile firmei.

-gestionarea clientilor.

-trebuie eficientizate rapoartele de vanzari care ajung cu intarziere, nu sunt standardizate, sunt greu interpretabile si se pierde extrem de mult timp cu prelucarea lor;

-cresterea key brand indicators;

-eficientizarea livrarilor de produse finite catre cumparatori;

 

POTENTIALI CLIENTI

-trebuie gasite noi modalitati pentru a atrage noi clienti. La fel ca mai sus, fiecare client castigat reprezinta o mare oportunitate pentru firma

-o modalitate de a determina angajatii sa se implice in sistemul informativ : acestia trebuie sa trimita zvonurile despre piata, ideile lor de imbunatatire a sistemului, etc catre esaloanele superioare;

- trebuie o modalitate de cercetare a pietei. Pana in momentul de fata informarea se facea pe baza zvonurilor si a informatiilor obtinute de directorii firmei. Cu toate ca acestea au un grad mare de importanta, se simte nevoia unei evaluari corecte si impersonale a situatiei de pe piata.

-gasirea de noi oportunitati de investitie;

-gestiunea potentialilor clienti;

 

FURNIZORI

-achizitionarea materiilor prime de la furnizori sa fie mai usoara si mai ieftina decat in momentul de fata;

-relatia cu furnizorii sa fie imbunatatita si simplificata;

 

ANGAJATI

-o gestiune a resurselor umane mai eficienta si performanta;

-sa eliberam angajatii de obligatiile de rutina, si sa-i punem astfel la munci calitativ superioare;

-trebuie verificat timpul angajatilor dedicat firmei;

-cresterea nivelului de pregatire al angajatilor;

 

FINANTE-CONTABILITATE

-o gestiune contabila mai eficienta si performanta;

-posibilitatea efectuarii de previziuni financiare pe o perioada de timp data;

 

SECURITATE

-securitatea persoanelor si a bunurilor in perimetrul facilitatilor de productie trebuie sa fie marita;

-o securitate marita a informatiilor in cadrul firmei;

 

COMUNICARE

-avem nevoie de o securitate sporita a comunicatiilor. Avand in vedere industriile in care se activeaza, a sumelor vehiculate si a puterii jucatorilor implicati, sansele de concurenta neloiala sunt extrem de mari si implica automat riscuri majore.

-comunicarea interna sa fie mult mai usor de facut;

-comunicarea cu toti partenerii de afaceri trebuie sa fie mult mai usoara si ieftina decat in prezent.

 

PRODUCTIE

-gestiunea stocurilor de produse finite, materii prime, materiale, capacitati de productie;

-eficientizarea consumurilor de materiii prime atat in rafinarie cat si in fabrica;

 

ADMINISTRARE

-scaderea costurilor facturii telefonice;

-eficientizarea consumurilor de energie, de apa, gaze, energie termica;

-managementul documentelor sa fie mult mai facil de facut;

-o buna administrare a resurselor in cadrul biroului;

 

Toate solutiile propuse vor fi acceptate cu conditia primara a eficientei investitiei pe o perioada de timp data.

 

 

4.     Solutia propusa

La obiectivele ridicate de Omnimpex pentru cele doua facilitati de productie si grupul de firme, in urma analizei de rigoare, s-a gasit urmatoarea structura care poate fi aplicata cu succes.

 

Un sistem modular care sa fie implementat in tot grupul, si care sa automatizeze, intr-o masura cat mai mare, activitatile, economisindu-se asfel timp si bani, crescand eficienta per total.

 

Sistemul propus va avea 6 module :

Clienti – va gestiona portofoliul de clienti existenti, urmarind maximizarea satisfacerii nevoilor acestora prin oferirea unui serviciu excelent. Software-ul din spatele modulului va fi un CRM. Deasemenea va cauta sa atraga noi clienti, avand inclus un modul de marketing separat. Acesta va cuprinde un Sistem Informational de Marketing, sisteme testare online a satisfactiei clientilor, sisteme de adunare / prelucrare / analizare a informatiei de pe piata, monitorizarea comportamentului websurferilor;

Altele: website; campanii emailing; forumuri; centre de apeluri telefonice; cataloage de prezentare online/pe miniCD.

 

Furnizori - ERP, SCM, e-procurement. Relatia cu furnizorii, comenzile de materiale, materii prime, gestiunea stocurilor. Acestea sunt pe scurt elementele definitorii ale acestui modul, care vor fi dezvoltate in capitolele urmatoare.

 

Gestiune Interna Financiar Contabila – tot un modul de ERP care va ajuta departamentele omonime sa aiba o activitate eficienta. Probabil, din motive legate de eficienta, se va folosi un program existent care va fi customizat pentru nevoile specifice ale Omnimpex SA.

Acesta va indeplini urmatoarele functiuni :

-evidenta contabila primara

-analiza contabila;

-inregistrarea in note contabile, si listarea tuturor documentelor cerute de legislatia romana (bilant, balanta, registru jurnal, fisa sintetice sah, registru de casa, etc.) ;

-efectuarea de previziuni cu privire la lichiditate si alti indicatori de sanatate financiara, pe un orizont de timp nelimitat.

 

HR - modul de ERP de gestiunea angajatilor, bazat si pe o retea Intranet cu e-learning si implicarea angajatilor in jocuri manageriale.

Acest modul va fi impartit in doua parti :

Gestiunea HR, care cuprinde sistemul de salarizare, evidentiere a datoriilor catre stat, diversele case de asigurari, de pensii, etc.

Al doilea modul va fi de dezvoltare a capabilitatilor angajatilor.

Un anumit numar de cursuri online vor fi cumparate/implementate pe Intranetul Companie, astfel incat orice angajat sa se poata loga cu userul si parola lui la acest sistem in timpul liber si sa poata parcurge cursul respectiv.

Parcurgerea cursurilor intr-o anumita perioada de timp constituie dublu avantaj pentru angajat, avand plus la pachetul salarial din acea luna si imbunatatirea intrinseca a abilitatilor angajatului respectiv.

Deasemenea, pe interfata web existenta, angajatul va putea sa completeze impreuna cu superiorul lui un formular de evaluare periodica, impreuna cu unul de stabilire a obiectivelor.

 

Administrativ – gestiunea fluxurilor de documente, a resurselor interne (birotica, echipamentele fixe, salilor de conferinta, etc).

Modulul admninistrativ va fi constituit de o baza de date pe Intranetul companiei. Idealul ar fi achizitionarea unui pachet Lotus Notes cu 50 licente (pentru sediul central si top managementul din cele doua fabrici). Din considerente de cost, se pot folosi se sisteme opensource, care sunt suportate de Linux. Astfel se va organiza o baza de date cu documente financiare, contabile de de resurse umane, la care fiecare angajat va avea acces. Astfel fiecare va putea completa online, printr-o intefata web, cererile de concediu, deconturile din deplasari, poate rezerva o sala de conferinte, o masina de serviciu, etc.

Comunicarea interna se va face pe email si serviciu de mesagerie interna (in cazul achizitionarii suitei Lotus, Same Time Connect este disponibil), alfel se poate opta pentru implementarea unui disponibil freeware.

Se va incerca minimizarea fluxului intern de hartii, precum si simplificarea traseului acestor documente.

 

Productie

Automatizarea productiei, in masura in care tehnica utilizata o permite.

Modulele realizate pentru cele doua facilitate de productie vor fi numite CIM (computer integrated manufacturing). Ele:

-   vor integra activitatile de conceptie inginereasca de fabricatie si de management, cu diferitele grade de automatizare disponibile;

-   realiarea unui flux material si energetic integrat, sinccronizat cu un flux informational structurat ierarhic;

-   va avea ca suport arhitectura hardware si software descrisa in capitolul urmator, ce va asigura prelucrari in timp real, realizandu-se o baza de date unitara locala, concentrand rezultatele relevante la nivel central.

Avantajele introducerii acestui sistem, vor fi :

-un concept de ansamblu va inlocui conceptele dispersate existente, cea ce va determina economii de masa (timp, energie, materiale, etc);

-factorii de decizie vor dispune de o situatie real-time a situatiei in centrele de productie si pot lua decizii in concordanta;

CIM-ul va fi in stransa legatura cu celelalte module ale aplicatiei. In partea de proiectare va putea realiza schitele si proiectele, elaborarea specificatiilor de materiale, materii prime si energie necesare produsului; efectuarea unor calcule ingineresti, evaluarea costurilor de fabricatie, selectarea modelelor finale de produse, in functie de mai multe criterii.

In partea de planificare, pregatire si control al fabricatiei, prin implementarea sistemului de productie integrat, urmatoarele activitati conexe :

-aprovizionarea si desfacerea asistata de calculator, prin care se realizeaza lansarea de bonuri de consum pentru materialele necesare produselor finite, precum si planificarea si distribuirea mijloacelor de transport necesare;

-pregatirea si programarea productiei asigura lansarea bonurilor de materiale si de manopera, pregatirea si planificarea capacitatilor existente de productie;

-activitatea financiar-contabila primara de productie deasemenea va fi tinuta

In activitatea de fabricatie este vizata :

-stocarea si repartizarea materialelor pe fluxul de fabricatie;

-conducerea in mod direct a masinilor si utilajelor, in special a celor cu comanda numerica;

-controlul calitatii dupa fiecare faza de fabricatie.

-administrarea miscarii interne a bunurilor (logistica) ;

Deoarece in ambele industrii se preteaza, se va folosi principiul JTI (Just in Time), fiind o conditiie esentiala a competitivitatii Omnimpex.

Un alt principiu care se poate aplica este cel al codurilor cu bare, pentru o gestiune si comercializare mult mai facila.

 

1.           Structura Hardware

Sistemul va rula pe un server central dublat in mirroring, instalat la sediul central in Bucuresti si doua servere locale in Busteni si in Campina.

Conexiunea dintre ele se va face prin tunelare, prin Internet

-         legatura la Internet a celor trei sedii va fii dedicata nonstop, de o banda de 24 kB minim garanta, furnizata de RDS;

-         backupul la prima varianta de conexiune va fi realizat de un VPN realizat pe linie dial-up/pe Zapp Online (tehnologie CDMA);

-         serverele vor beneficia de protectie impotriva fluctuatiilor de energie electrica, folosind UPS-uri cu durata minima de 15 minute durata de standby.

-         Criptarea se va face folosing un algoritm RSA cu chei de 128 de biti, cu  un sistem de chei private;

-         Legatura cu dintre sedii va fii continua, dar transferul datelor se va face cu restrictii;

-         Serverul central va avea urmatoarea configuratie tehnica : dual procesor Xeon, la 2.4 Ghz, cu multithreading, 1Gb RAM, 4 hard-diskuri de 80 GB); serverele locale pot fi mai putin performante, la 1,8 Ghz, cu 500 MB RAM, sisteme RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks);

-         Sisteme de operare multi-tasking, multi-user, multi-threading, suport pe 32 biti, suport SMP (Symmetric Multiprocessing), Windows NT/2000/Linux (urmeaza a se stabili).

-         Toate cele 3 sisteme vor avea firewall-uri, care le vor proteja de incursiunile din exterior;

-         Local sistemul va fi implemenatat pe reteaua locala (pentru aplicatiile de administrare si control), si in masura in care starea echipamentelor de productie o suporta, se va incerca automatizarea proceselor tehnologice.

-         server de mail ;

-         server de web – Intranet, Internet ;

 

 

2.           Nivelul Software

Pe platforma hardware descrisa mai sus, se vor implementa cele 6 module software, care per ansamblu vor fi integrate intr-o conceptie unitara, un sistem dezvoltat special pentru Omnimpex, precum si aplicatiile conexe.

Acest sistem va fi unul implementat atat pe Intranetul companiei (formata din cele trei locatii primare : Bucuresti, Busteni, Campina) cat si pe Internet, astfel :

-un sistem CRM care va administra legatura cu clientii, potentialii clienti si distribuitorii din baza de date. Livrarile si automat productia vor fi facute in directa conexiune cu solicitarile clientilor, pentru minimizarea stocurilor, productiei neadaptata la realitate, astfel a pierderilor.

-partea de productie va fi gestionata in parte de un sistem ERP care va controla inputurile de materiale si gestiunea interna a materiilor prime, dublat de un SCM pentru asigurarea primirii in timp util a materiilor prime. Acest sistem va utiliza pentru clientii majori, strategici un sistem de eprocurement, care va lansa comenzile in functie de relatia stoc - comenzi probabile de la clienti.

-partea de marketing va fi gestionata de modulul clienti, care va include si doua website-uri de prezentare – parte a CRM-ului, promovat in mediile de clienti, prin mijloace specifice. Deasemenea se vor folosi campanii de mailing pentru potentialii clienti, iar la evenimente speciale (targuri, conferinte) se vor face, asemanatoare site-urilor fabricilor, un CD de prezentare al grupului, care va cuprinde oferta de ansamblu.

-partea administrativa se refera la fluxul documentelor si a gestiunii resurselor din cadrul birourilor. Se va face prin intermediul unui SGBD localizat pe Intranetul companiei;

-gestiunea financiar contabila si a resurselor umane se face prin modulul financiar contabil, consistand intr-ul program ERP.

Acestea vor fi de tip client-server, avand o interfata extrem de prietenoasa si intuitiva, acolo unde este posibil folosindu-se interfete web. Bazele de date din spatele aplicatiilor, gazduite pe server, vor fi de tip relational, si relational distribuite.

 

Avantaje:

- usor de inteles (numar redus de concepte) si de controlat (sistemele ajung la o interfata prietenoasa);

- scalabilitatea sa este generoasa, fiind si singurul model care cunoaste implementari de baze de date distribuite;

- legi de integritate (reguli pentru protejarea datelor si structurilor) usor de inteles si de dezvoltat;

- spatiu de stocare si redundanta relativ reduse;

- independenta structurilor logice ale bazei de date de modul de stocare fizica a datelor (aplicatiile sunt independente de modul de inregistrare a datelor) - exceptiile au aparut doar motivate de cresteri ale performantelor;

- limbaje simple (bazate pe algebra relationala sau pe calcul relational): SQL.

- Dezavantaj: incercarile modelului de a inmagazina si informatii multimedia (uzual realizate prin campuri BLOB si extensii particulare de SQL) nu au ajuns la un numitor comun standardizat.

 

 

Pentru operarea in regim monoutilizator lucrurile sunt destul de false: performantele (viteze de accesare si procesare a datelor) sunt cat se poate de comparabile daca este vorba de un hardware bine echilibrat (un PC care sa suporte fara probleme un SGBDR mare va favoriza si baza de date integrata). Criteriile care ne orienteaza catre SGBDR-uri mari organizate in model client/server:

- operarea multiuser concurentiala (considerat punctual, nici aici avantajele nu sunt nete deoarece un FoxPro/LAN cu file-server face fata onorabil);

- descongestionarea traficului prin retea datorita transmiterii doar a datelor tinta (adica un minim);

- controlul drepturilor utilizatorilor si monitorizarea activitatii (conectare si aplicatii);

- implementari unice de logica centralizata (reguli, proceduri, declansatoare - existente doar la nivelul serverului);

- gestionarea tranzactiilor ("tranzactia = succesiune de comenzi elementare, definind unitatea logica prin care opereaza un pachet client“), aspect care devine capital/critic atunci cand se administreaza un sistem complex de date distribuite sau un mediu OLTP (on-line transactions processing); ceva mai recent - sub influenta Internetului - tranzactiile au loc prin comunicatie asincrona (conversationala) sau chiar fara confirmare ("fire-and-forget“);

- serverul asigura integritatea, consistenta si actualitatea datelor (propagari de actualizari prin mecanismele de integritate referentiala);

- optimizarea organizarii fizice a datelor (colaborarea la un nivel cat mai jos cu sistemul de operare si cu sistemul de fisiere) si optimizarea accesului la date. Un exemplu de colaborare la nivel fizic este posibilitatea SGBD-urilor de a face duplicari ale datelor - copiile de siguranta fiind unul dintre primele niveluri ale tolerantei la defecte. Aplicatia va face back-up la date pe un hard-disk, urmand ca periodic (1 data pe saptamana) sa se faca o salvare a lor pe suport optic. Cd-urile de back-up sunt depozitate apoi intr-un loc special amenajat, securizat.

- recuperarea datelor in caz de blocare/cadere a sistemului si refacerea tranzactiilor neterminate;

- jurnalizarea acceselor, tranzactiilor si a sesiunilor de lucru sau de administrare;

- economicitatea upgrade-ului: ridicarea performantelor globale rezida in principal in cresterea puterii calculatorului pe care ruleaza serverul bazei de date, privind mai putin calculatoarele client pe care se afla software-ul front-end, etc.

 

Tinand cont ca de obicei volumul si complexitatea datelor spulbera idealul "un computer foarte performant cumuland intreaga baza de date si deservind toti utilizatorii intreprinderii/organizatiei“ si trebuie gasita o solutie de compromis, devine foarte interesanta colectia de criterii practice de distribuire a datelor in cazul fiecarei implementari, particularitatile cerand un optim jalonat de urmatoarele aspecte:

- nu trebuie niciodata pierdut din vedere dezideratul vitezei;

- limita de stocare si puterea calculatoarelor gazda;

- limita de transfer a retelei;

- preferabil ca fiecare aplicatie sa acceseze uzual un singur depozit al bazei de date (fara a impiedica accesarea cu frecventa redusa a celorlalte noduri ale retelei);

-folosirea functiilor two-phase-commit existente pentru a asigura integritatea datelor actualizate distribuite;

- planificarea, controlul si minimizarea duplicarii de obiecte ale bazei de date;

- corelarea organizarii cu facilitatile de optimizare distribuita ale SGBD-ului.

Cercetatorul Chris Date (coleg de proiecte cu E.F. Codd) a enuntat astfel cele 12 cerinte ideale carora trebuie sa se supuna bazele de date distribuite:

1 Autonomia locala: datele locale sunt detinute si administrate local - nici un post nu depinde de altele pentru a functiona.

2 Toate posturile sunt egale: nici un post nu se bazeaza pe o statie centrala.

3 Functionare neintrerupta: nu trebuie sa fie necesara o oprire planificata (instalarile/stergerile efectuate la un post nu afecteaza functionarea celorlalte).

4 Transparenta amplasarii: utilizatorii nu sunt obligati sa stie unde sunt amplasate datele pentru a le extrage.

5 Transparenta fragmentarii: relatiile dintre componentele bazei de date pot fi fragmentate pentru stocare, dar acest lucru ramane transparent pentru utilizator.

6 Transparenta duplicarii: relatiile si fragmentele pot fi reprezentate fizic prin copii multiple stocate separat, dar transparent pentru utilizator.

7 Prelucrarea interogarilor distribuite: operatiile de citire/scriere se pot desfasura la mai multe posturi, permitand optimizarea locala si globala a interogarilor.

8 Actualizarile distribuite: tranzactiile singulare pot executa codul la mai multe posturi.

9 Independenta de hardware: toate calculatoarele participa ca membri egali.

10 Independenta de sistemul de operare: sunt suportate mai multe sisteme de operare conectabile la retea.

11 Independenta de retea: sunt suportate mai multe retele prin protocoale comune.

12 Independenta de bazele de date: se asigura accesul uniform (interfatare unica) pentru datele provenind din SGBD-uri diferite.

 

Pentru relatia cu clientii se va folosi in special un  modul care va avea la baza un CRM.

### CRM – Customer Relationship Management

Presupune dezvoltarea si implementarea unei strategii de afaceri menita sa selecteze si sa administreze cele mai importante relatii cu clientii. CRM-ul Omnimpex are nevoie de o cultura si o filozofie de afacere care are in centrul atentiei clientul pentru a oferi suport de maxima eficienta operatiilor de marketing, vanzari si alte procese de servicii. Aplicatiile CRM-ului vor conduce la un management eficient al relatiilor cu clientii daca Omnimpex va avea conducerea, strategia si cultura de afacere corecte.

Avem de-a face cu 3 influente importante:

• ERP nu este totul: avem un business automatizat si eficientizat de ERP, dar clientul trebuie sa fie in centrul atentiei. Intotdeauna vanzarea a avut cuvantul determinant intr-o afacere, fie ca a fost constientizat acest lucru sau nu de catre management.

• Accelerarea ciclului inovatie-productie-demodat a dus la o mare abundenta de optiuni pentru clienti si la ingustarea orizontului de vanzari pentru producatori. Acest lucru se poate observa in aparitia noilor tipuri de hartie pentru necesitatile curente ale afacerilor in dezvoltare, precum si in calitatile solicitate de clientii rafinariei

• Marirea numarului de clienti utilizatori de Internet – rezulta un timp mai redus de gasire a furnizorilor competitori – clientii se pot razgandi printr-un simplu click de mouse. Intr-adevar, se poate observa din descrierea clientilor ambelor afaceri ca Internetul a devenit o realitate pentru factorii de decizie. Acestia, chiar in conditiile unui oligopol local (pentru Romania), cauta in continuare noi oportunitati in piata internationala.

 

“Ciclul de viata” al relatiei cu clientii (CR):

• Aspectul de marketing. Este dat de cautarea de informatii referitoare la noi si actuali clienti, de necesitatile lor, de asteptarile constiente din partea produsului si mai ales a serviciilor, data mining, campanii promotionale, plusvaloare adaugata pe termen lung.

• Aspectul de vanzari – procese eficiente de vanzare, folosirea de generatori de propuneri, configuratoare, instrumente de management al informatiilor, manageri de contact, instrumente de previziune. Relatia cu clientii devine astfel una extrem de eficienta, avand premizele dezvoltarii ei pe termen lung.

• e-commerce – in era Internet procesele de vanzare se transforma continuu in tranzactii de achizitie facute rapid si la cel mai mic cost.

• Servicii (CSS - Customer Service/Support) – Administrarea serviciilor suport post-vanzari, eventual pe baza unor servicii de tip self-service bazate pe Web.

 

SCM - Supply Chain Management

In esenta, Supply Chain Management (SCM) va permite Omnimpex sa achizitioneze produsele si/sau serviciile necesare, la momentul oportun, in cantitatea corespunzatoare la costuri acceptabile.

• Administrarea eficienta a acestui proces presupune anticiparea relatiilor cu furnizorii si clientii, operatiuni de control al inventarului, previziunea cererii si obtinerea unor elemente de control permanent asupra fiecarei verigi din acest lant. Lantul furnizor implica urmatoarele elemente:

• Locatia – este deosebit de important sa se cunoasca unde sunt amplasate facilitatile de productie, punctele de depozitare (ale produselor si ale materiilor prime folosite in procesul de productie); acestea vor constitui puncte ale drumului pe care vor “curge” bunurile. Se vor lua in considerare si caile de acces (CFR – pentru bustenii necesari pentru prepararea celulozei si transportul substantelor chimice in rafinarie, conducte pentru transportul materiilor prime, cai auto pentru cisterne, respectiv camioane) si caile de comunicare posibil de utilizat.

• Productia – Omnimpex trebuie sa decida ce produse trebuie sa fabrice si la ce locatii/masini, ce furnizori vor deservi aceste locatii de productie, care dintre locatii vor alimenta diverse centre de distributie si, uneori, cum vor ajunge aceste produse la consumatorul final. Aceste decizii au un deosebit impact asupra cifrei de afaceri, a costurilor si a serviciilor oferite clientilor.

 

In acest moment se stiu locatiile celor doua capacitati de productie si amplasarea lor versus caile de comunicatie si caile de acces.

Hartia Busteni se afla pe Drumul European E60, in localitatea omonima. Caile de transport disponibile sunt CFR, in cadrul fabricii existand o rampa specializata, si auto. In urma analizei productiei, s-a ajuns la concluzia ca este mai eficient sa se utilizeze CFR pentru aducerea materiilor prime volumetrice, pentru consumabile ale masinilor si alte categorii de materii prime (substante chimice, aditivi, reductori, etc) utilizandu-se transportul auto.

 

Ca linii de comunicatie se poate apela la peste 3 furnizori de transport pe  fibra optica care opereaza in extrema proximitate (CFR-ul, Renel-ul, Romtelecom-ul), precum si operatori radio/mobil (SNR, Xnet, CDMA, Acces Net, Orange), nemaivorbind de operatorul Romtelecom, care ofera si conexiune dial-up, dedicata pe fire de cupru si ISDN.

 

Aceleasi optiune de comunicare sunt disponibile si in Campina, unde este locata rafinaria. Cat despre modalitatile de transport pentru rafinarie, sunt aceleasi ca si pentru Fabrica de Hartie, in plus, datorita naturii activitatii, apelandu-se si la trasnportul prin conductele Conpet.

 

• Stocuri – fiecare legatura din lantul furnizor trebuie sa aiba un anumit stoc de materii prime, componente, subansamble si alte bunuri ca un depozit tampon pentru situatii imprevizibile.

• Inchiderea/neutilizarea unei capacitati de productie din cauza ca un transport de componente nu a venit la timp este un lucru care nu trebuie sa se intample.

• Mentinerea unui stoc costa de asemenea, bani, de accea este foarte important sa se administreze strategiile de creare si mentinere a stocurilor, sa se determine cantitati de comanda juste si eficiente si puncte de reaprovizionare si sa se stabileasca nivele de siguranta a stocurilor.

• Transportul – cum vor ajunge materialele, componentele si produsele de la furnizor la Omnimpex, si de aici la distribuitori/clienti.

•Alegerea celei mai bune modalitati de a transporta bunurile presupune de multe ori comparatia costurilor de transport cu a costurile indirecte de stocuri.

• Spre exemplu, transportul pe cale aeriana este de multe ori mai sigur si mult mai rapid. Transportul pe mare sau cale ferata este mai ieftin, pentru cantitati mari de materiale/produse dar mai lent si mai putin sigur.

 

Administrarea lantului

Dupa ce au fost determinate elementele din cadrul lantului furnizor, se pune problema administrarii? Exista in acest sens 3 directii principale:

•Fluxul produsului – include deplasarea bunurilor de la furnizor la consumator ;

•Fluxul informational – implica transmiterea cererilor si actualizarea starii furnizarilor de produse ;

•Fluxul financiar – consta din termene de credit, plati si planificari de

plati, plus consemnarea acestora.

 

Jonglarea cu aceste elemente presupune mentinerea de inregistrari, urmarirea si analiza in cadrul mai multor departamente. Software-ul de “supply chain” va fi complex, cu pachete integrate ce combina tehnologii diferite pentru a oferi o viziune unica asupra datelor implicate in lantul furnizor, date ce pot fi partajate cu altii.

 

Aplicatia SCM Omnimpex se pot imparti in doua mari module:

• Aplicatia de planificare ;

• Aplicatia de executie.

Aplicatii de planificare determina cea mai buna cale pentru directionarea materialelor si a cantitatilor de produse necesare la punctele specificate. In cazul in care aceste aplicatii functioneaza cum trebuie, ele fac posibila furnizarea “just-in-time” a bunurilor.

Aplicatiile de executie se ocupa cu urmarirea datelor financiare, a starii fizice si a fluxului de bunuri, a comenzilor si furnizarilor de bunuri.

 

SCM-ul va avea o intergata grafica pentru utilizatori (GUI).

Din considerente de usurinta in implementare si utilizare, SCM va avea o interfata de browser pe Intranetul companiei cu legatura la baza de date stocata pe serverul central.

 

Mai multe site-uri Web importante ofera licitatii si alte piete electronice pentru cumpararea si vanzarea bunurilor si a materialelor. Furnizorii de servicii de aplicatii bazate pe Web au in oferte servicii SCM pentru companii care le inchiriaza serviciile. SCM este deosebit de complex, de aceea poate fi dificil de conceput un plan de dezvoltarea a unui astfel de sistem.

Lantul leaga, de fapt, o veriga cu urmatoarea, iar o implementare SCM trebuie sa procedeze in acest sens. Fiecare legatura adaugata in lant poate aduce o eficienta sporita a functionalitatii lantului.

In momentul in care toate verigile si legaturile dintre ele sunt la locul lor si cand bunurile si mijloacele financiare “curg” cum trebuie, beneficiile sunt enorme.

Acesta este intr-adevar un caz in care “valoarea intregului este mai mare decat suma valorilor componentelor sale”.

 

Implementarea SCM va impune luarea in calcul a urmatoarelor elemente :

Functionalitati tipice existente in cadrul celor 3 entitati;

Procese de afacere Vanzari si marketing

Tehnic Logistica Productia Achizitii Financiar si contabilitate

Managementul relatiilor cu clientii

Managementul conturilor

Definirea necesitatilor

Strategia de productie

Strategia de achizitie

Profitabilitate

Managementul serviciilor catre clienti

Administrarea conturilor

Service tehnic

Specificatii de performanta

Executia coordonata Stabilirea prioritatilor Costuri

Managementul cererilor Planificarea cererii Necesitati de proces Planificarea retelei

Planificarea posibilitatilor de productie

Stabilirea surselor de achizitie

Analiza vanzari

Realizari

Comenzi speciale

Necesitati de mediu

Managementul distributiei

Capacitatile de productie

Selectia furnizorilor

Costuri de distributie

Managementul fluxului de productie

Specificatii de ambalaj

Stabilitatea procesului

Stabilirea criteriilor de prioritati

Planificarea productiei

Integrarea furnizarii

Costuri de productie

Achizitii

Rezervarea comenzilor

Specificatii de materiale

Fluxul de intrare Planificarea integrarii Managementul furnizorilor

Costuri de materiale

Dezvoltarea produsului si comercializarea

Plan de afacere

Proiectarea produsului

Necesitati de deplasare a bunurilor

Specificatii de proces

Specificatii de materiale

Costuri de cercetare dezvoltare

Furnizori Clienti

 

e-Procurement

E-procurement-ul este unul dintre primii pasi din e-business. Receptia comenzilor prin intermediul unei aplicatii de e-procurement asigura:

• doar cei avizati pot crea ordine de vanzare

• doar articole pre-avizate sunt cumparate

• sunt aplicate preturi speciale pentru cumparatori

Modalitati de e-procurement:

Site-uri Web, portal-uri private de e-procurement, e-Marketplaces, legaturi punctuale EDI.

 

Punctul de vedere al furnizorilor:

• Vor sa beneficieze de utilizarea de catre cumparatori a sistemelor de eprocurement;

• In urmatorii 5 ani, furnizorii se asteapta ca ½ din comenzi sa fie facute prin intermediul unei solutii de e-procurement.

 

Companiile se orienteaza asupra oportunitatilor B2B, achizitii electronice concentrate, imbunatatiri in lantul furnizor.

E-procurementul, ca forma de eficientizare a activitatilor unei intreprnderi a fost adoptat rapid la nivel mondial (90% dintre companiile vestice avand prevazut in business plan, 30% deja adoptand acest sistem in 2002)

 

Implementarea acestui sistem in cadrul Omnimpex, in cadrul sistemului de SCM, va atinge urmatoarele obiective, (exprimate de catre client ca necesitati initiale):

# Omnimpex va avea o gestiune a stocurilor excelenta, lipsa de out of stock, evitarea stocurilor excedentare

# Costul per comanda va scade dramatic (cu 75%). Daca in momentul de fata, apropierea de stocul de alerta se masoara empiric si se reactioneza in pripa, lansandu-se o comanda telefonica, dupa implementarea  sistemului, stocul va fi determinat electronic pe baza iesirilor realizate si a iesirilor previzionate pe termen scurt. Un mesaj de avertizare este lansat persoanelor responsabile, care trebuie sa lanseze aceasta comanda. In faza a doua, pentru furnizorii critici, se poate opta pentru eliminarea acestui modul de avertizare, comenzile si platile fiind agreeate anterior pentru o perioada de timp stabilita

#  Deasemenea, prin implementarea acestui sistem la furnizor, acestia vor putea sa se bazeze pe consistenta si durabilitatea relatiei cu Omnimpex, deci discounturi mai mari pot fi negociate. Fara a mai vorbi de reducerea costurilor furnizorului de preluare a comenzii clasice si urmarirea incasarii facturilor;

# In sensul invers livrarii marfii se va face si un sistem pentru livrarea contravalorii acestora;

 

Modulul ERP – Enterprise Resource Planning

Colectie de aplicatii menite sa automatizeze activitatea de business a unei intreprinderi (indeosebi departamentele financiar-contabil si de resurse umane) si sa ajute intreprinderile sa administreze mai eficient activitati legate de procesul de productie, comenzi de la clienti, planificarea productiei, etc. 

Sistemele ERP creaza un mediu interactiv ce ajuta compania sa administreze si sa analizeze procesele din cadrul afacerii asociate cu productia de bunuri: controlul inventarului, preluarea comenzilor, contabilitate, etc. 

 

Puternica investitie in echipamente IT

•          Bazate pe sisteme distribuite deschise (arhitectura client/server), spre deosebire de sistemele MRP ce erau sisteme mainframe sau minicomputer bazate pe arhitecturi proprietare sau sisteme stand-alone PC;

•          Bazate pe tehnologia bazelor de date distribuite relationale (se ofera suport pentru mai multe copii ale unei baze de date transparent utilizatorului oriunde in lume). Acces prin SQL (Structured Query Language) ;

•          SGBD –urile au un design integrat cu software-ul de aplicatie

•          IBM DB2, Oracle, Informix, Microsoft SQL Server

•          Bazate pe software de generatia a 4-a; absolut necesar: OOP/modularitate;

•          prezinta interfata grafica (GUI), ca si restul modulelor din acest sistem;

•          globale la nivelul companiei, operatii intre mai multe locatii, etc.

 

Descriere:

Un set de instrumente de management la nivelul intregii companii ce asigura o balanta intre oferta si cerere;

•          Creeaza legaturi atat cu furnizorii cat si cu clientii intr-un lant complet furnizor-client;

•          Dezvolta un proces de afacere pentru luarea deciziilor;

•          Ofera un inalt grad de integrare functionala multipla intre departamente: vanzari, marketing, productie, operatii, logistica, achizitii, financiar-contabil, resurse umane, etc.

•           Ofera in acest mod posibilitatea lucrului la inalte nivele de servicii pentru consumatori, productivitate si simultan cu reducerea costurilor – ofera baza unui comert electronic eficient.

Scopuri: cresterea calitatii serviciilor oferite pentru clienti, a productivitatii, reducerea costurilor – ofera premizele unui management furnizor-client eficient si a comertului electronic.

Furnizeaza planuri ale afacerii si planificari ale resurselor – toate disponibile in cantitatea necesare la momentul necesar.

Thomas F. Wallace

Michael H. Kremzar

ERP: Make it happen, Wiley 2001

 

Implemantare ERP

Omnimpex va beneficia de un ERP clasa A. Acesta va fi utilizat eficient in intreaga companie – genereaza imbunatatiri semnificative in serviciile pentru clienti, productivitate si costuri. Implementarea lui va presupune:

•         Multa munca, atat din partea echipei de dezvoltare cat si din partea angajatilor Omnimpex

•         Implementare interna – IMPLEMENTATORII = ANGAJATII. Deoarece angajatii vor fi cei care vor lucra in fiecare zi cu aplicatia, ei vor fi prima linie in cadrul implementarii si buclei de feedback. Nemaivorbind de faptul ca obiectivele initiale au plecat in parte de la ei (cealalta parte venind din partea top-managementului)

•          implicarea deosebita a managementului de varf – datorita fortei de respingere, absolut normala in aceste situatii, este obligatorie implicarea persoanelor din conducere in implementarea aplicatiei, odata pentru promovarea lui in randul angajatilor de la esaloanele inferioare, si in al doilea rand pentru intelegerea de catre ei a modului de functionare si a implicatiilor care or sa apara asupra celorlalte compartimente, asupra eficientei firmei, in general. Implica efectiv toate departamente din cadrul companiei, datorita schimbarii modalitatii de lucru.

•         Explicarea problematicilor si a beneficiilor in cadrul companiei la nivel de top-management

•          Prezentarea unui plan de schimbare, retehnologizare

•          Definirea unui proiect pilot – nu se poate schimba totul deodata. Modalitatea de lucru va fi implementarea treptata a modulelor.

•          Estimarea costurilor – training, mentenanta si suport

•          Identificarea economiilor realizate prin implementare

•          Masurarea productivitatii

•          Intelegerea aspectelor tehnice – utilizarea tehnologiei ca parte a afacerii

•          Modificari pe parcurs

•          Pregatiti pentru opozitie

 

3. Pasii din “reteta” -

• Audit initial – analiza a situatiei curente a companiei, probleme, oportunitati, strategii, etc.

• Educatie initiala – in prima faza un grup de manageri, sefi de departamente, etc. trebuie sa invete ce inseamna/presupune un sistem ERP, rolul lor in rularea proceselor din sistem;

• Analiza costuri/beneficii – documente

• Decizia Da/Nu

• Expunerea conceptiei – document definitoriu pentru mediul operational ce se doreste a fi implementat;

• Obiectivele de performanta;

• Organizarea proiectului – Comitet Executiv – manageri de departamente, full-time project leaderi;

• Training-ul si educatia initiala – 80-100%.

• Implementarea planificarii vanzarilor si operatiilor (S&OP) – partea esentiala a unui ERP;

• Managementul cererii, proiectarea si planificarea proceselor – 2 elemente importante:

• dezvoltarea si definirea de noi abordari in previziune, ordonarea comenzilor, proiectare si planificare detaliate;

• implementarea acestor noi procese prin intermediul unui pilot

• Integritatea datelor – inregistrari de inventar, bonuri de materiale, etc. – corecte, complete, structurate.

• Selectia software-ului, instalare si configurare

• Audit / Evaluare II – urmatoarea initiativa de imbunatatire

• Educatie continua – 2 elemente importante:

• dezvoltarea si definirea de noi abordari in previziune, ordonarea comenzilor, proiectare si planificare detaliate;

• implementarea acestor noi procese prin intermediul unui pilot;

• Integritatea datelor – inregistrari de inventar, bonuri de materiale, etc. – corecte, complete, structurate.

 

 

3.           Managementul documentelor

« Daca ne gandim macar o data in ce masura structura proceselor noastre de afaceri a fost dictata de limitarilor dosarelor pline de hartii, ajungem sa ne cutremuram. »  - Michael Hammer & James Champy « Reengenering Your Business »

Tehnologia digitala poate transforma procesele de productie si procesele de afaceri. Se pot elibera angajatii de procesele lente si inflexibile in care sunt implicate o gramada de hartii. Se va lua o decizie cu privire la interzicerea tuturor formularelor care nu sunt obligatorii, iar sistemele dezvoltate vor fi mult mai exacte si mai usor de lucrat cu ele.

-         partea de formularistica deja abordata anterior, se va lucra pe Intranetul companiei, pe bazele de date centrale.

-         Feedbackul din partea clientilor va fi obtinut prin CRM sau prin chestionare online, completate cu date de identificare de catre clienti, potentiali clienti si alte categorii de publi;

-         CV-urile trimise de catre doritorii de angajari vor fi trimise prin formul de pe pagina web, sau vor fi luate de pe siturile specializate, gen bestjobs.ro.

-         Rapoartele de vanzari vor putea fi dezvoltate, modificate si vizualizate tot pe Intranet, pentru vizualizarea lor putandu-se folosi echipamentele electronice, sau in cazuri extreme, putand fi printate.

-         Formulare de gestiune contabila, financiara, de resurse umane, toate, daca fac legatura cu angajatii, vor putea fi accesate online.

 

Accelerarea si rationalizarea proceselor de afaeri interne este un mod important de a creste eficienta angajatilor per total. Si daca cei care lucreaza cu informatia vor avea la mana mijloacele necesare, vor demonstra o crestere in eficienta.

4.           Gradul de securizare

Componenta de securitate are mai multe parti :

-securitatea cladirilor

-securitatea informatiilor

Securitatea sediului central nu prezinta mari probleme, dar cele ale unitatilor de productie, datorita spatiului extins pe care il ocupa, prezinta un risc ridicat. Furturile de materiale, materii prime, si orice alte bunuri de valoare sunt mult mai intalnite in aceste medii. Pentru aceasta se vor lua anumite masuri :

-imprejmuirea eficienta a perimetrelor;

-urmarirea acestora cu senzori de miscare/camere de luat vederi pentru monitorizarea traficului ;

-alarma de efractie electronica, cu legatura la politie si firma de paza.

-intrarea in perimetru sa se faca numai pe baza identificarii pe baza de cartela de acces uninominala.

-senzori de integritate, precum si controlul presiunilor in rezervoarele de titei si materiale prelucrate, precum si in conductele de transport, legati la un sistem central de alarmare.

Securitatea informatiilor se face prin urmatoarele metode :

-informatiile circula codificate pe VPN companiei ;

-modalitatile de conectare ale sistemelor finale se fac prin identificarea IP-ului personal;

-iesirea in Internet se face prin firewall securizat;

-logarea fiecarui utilizator se va face cu parola personala, care se schimba odata la 21 de zile; deasemenea, va exista o parola diferita alfanumerica de minim 8 caractere pentru sistemul de email si sistemul de aplicatie Omnimpex SA.

-logarea operatorilor la Intranetul companiei se face printr-un sistem securizat de Token Ring, pentru a evita intruziunile neautorizate; accesul la Internet din afara se face prin logarea la serverul companiei prin linie telefonica directa (in cazul legaturilor locale) si prin protocol SSH, securizat suplimentar pentru conexiunile Internet.

-deasemenea va exista un plan de criza, care se va aplica in caz de criza, cu peroanele responsabile;

-back-up-ul informatiilor se va face in mod curent, atat pe suport magnetic cat si pe suport optic, pentru a putea avea pierderi minime de informatii in caz de calamitate.

 

5.           Componenta Umana

Asa cum reiese si din analiza sociala, una din marile bariere ale implementarii si functionarii corecte ale acestui sistem este opozitia oamenilor. Daca in functii de conducere in cadrul sediul central al grupului Omnimpex si cat de cat conducerea capacitatilor de productie au un background informatic, restul persoanelor ce vor fi implicate (departamentul financiar contabil, HR, marketing, vanzari, administrative, productie) vor trebui sa se adapteze la noile tehnologii din mers.

 

Primul lucru care trebuie facut este o explicare detaliata a managementului central si local avantajele si dezavantajele implementarii acestui sistem, ca un mijloc sine qua non pentru sporirea eficientei firmei.

 

Deasemenea, top managementul va trebui la randul lui sa explice tuturor subordonatilor lor eficienta implementarii sistemului informatic, ce avantaje vor avea ei ca angajati de pe urma lui si sa le ofere asigurari ca or sa fie ajutati si trainuiti sa foloseasca software-urile.

 

Dupa intelegerea necesitatii, se vor stabili etapele dezvoltarii si implemantarii acestui sistem, in care in mod obligatoriu se va recurge la ajutorul persoanelor implicate in aceste procese. Va fi extrem de important sa se foloseasca inputul viitorilor utilizatori, deoarece ei vor fi cei care se vor lovi zi de zi de problemele generate de sistem, si tot ei vor fi cei care vor sesiza cel mai usor erorile de programare. Si cu cat au fost implicati mai mult in munca de creare, cu atat vor fi mai determinati sa nu conteste rezultatul final.

 

Un pas obligatoriu in implementarea aplicatie va fi un instructaj detaliat, de lunga durata, pentru implementarea initiala si a update-urilor ulterioare. Intelegerea si implementarea software-ului de catre angajati este singura solutie de succes.

 

6.           Posibilitati de integrare si updatare ulterioara

Sistemul va fi extrem de modular, din cel putin doua motive. Posibilitatea de extindere ulterioara este extrem de importanta, urmand ca parteneriatul dintre firma dezvoltatoare si Omnimpex sa fie unul de lunga durata.

Sistemul va fi implementat tinandu-se seama de realitatile existente si limitarile care nu pot fi reduse.

 

Intre dezvoltator si Omnimpex se va constitui o legatura pe termen lung, prin care prima parte va furniza update, mentenanta si consultanta cu privire la ultimile modificari utile aplicate software-ului. Business-ul, fiind unul in continua schimbare, in mod categori va avea nevoie de schimbari cu care sa tina pasul.

 

7.           Analiza eficientei investitiei

Dupa prezentarea de catre firma de dezvoltare a modulelor propuse, conducerea Omnimpex va trebui sa ajunga la o concluzii referitoare la implementarea sau nu a tuturor modulelor propuse. Se vor lua in calcul costurile de executare, implementare, training, update, inclusive costul noilor echipamente, a noilor conexiuni, etc.

 

Acest cost se va compara cu avantajele transformate deasemenea in unitate valorica:

-clientii noi adusi de sistem;

-valoarea clientilor vechi pastrati prin introducerea acestui sistem si conceptii de business;

-cheltuielile reduse;

- avantajele trainingului acordat angajatilor;

-considerente strategice ;

-etc.

 

Efectele cuantificabile ale aplicatiei de productie se va regasi in urmatoarele elemente :

-Costul fortei de munca care va fi semnificativ diminuat. Se va constata o reducere a personalului direct productiv, si direct proportional o crestere a celui indirect, implicat in activitati informatice si cele de intretinere si reparatii;

-Costul materiilor prime, materialelor, semifabricatelor va scade. Si cum ponderea cheltuielilor cu materia prima in costul produsului este mare, orice reducere a acestora va contribui la o eficienta mai mare.

-Costurile cu intretinerea si repararea utilajelor;

-Costurile cu stocurile cu materii prime, materiale, produse finite se pot diminua prin aplicarea metodei JTI cu un procent insemnat.

 

Efectele necuantificabile reunesc o serie de rezultate care nu pot fi exact cuantificate, dar care contribuie la sporirea rentabilitatii firmei care a implememnat un sistem avansat de productie.

-calitatea mai ridicata a produselor ridicate, aspect ce contribuie in mod esential la stabilirea imaginii de marca a firmei.

-imbunatatirea conditiilor de munca prin eliminarea personalului muncitor din locuri de munca periculoase, etc. Astfel se reduce absenteismul, bolile profesionale, cosntituind premise ca personalul productiv sa se poata preocupa de imbunatatirea sistemului productiv.

-Cresterea vitezei de raspuns la solicitarile externe si reducerea ciclului de fabricatie.

 

Daca per ansamblu veniturile aduse de sistem si de fiecare modul in parte sunt mai mari decat cheltuielile efectuate de folosirea lui, in conditiile in care exista suficiente fonduri pentru plata acestuia, se va lua decizia de GO/NO GO.

 

5.                 Concluzii

Implementarea acestui sistem nu se face de dragul tehnologiei. Ea se face din considerente economice. Integrarea afacerilor electronice la costuri mici, imbunatatirea eficientei si cresterea profitabilitatii este scopul dezvoltarii si implementarii unui sistem de e-business in Omnimpex SA.

 

 

6.     Bibliografie

# Ioan Radu, Minodora Ursaceanu, Florin Ionita – “Informatica pentru managementul fimei” –– Editura Almi - 1998;

# Rodica Mihalca, Adina Tataru – « Realizarea produselor program – Metode si tehnici de analiza si proiectare stucturata » – Editura Scripta - 1994

#  Floarea Nastase  - “Tehnologii aplicatii web” - Editura Economica - 2002

#  Emil Zota – “Sisteme integrate pentru e-business” – note de curs -2002

#  Mark Cordrey – “Right Solutions for the Right Needs” – SAP – 2002

# John V. Peterson – “Baze de date” – Editura All – 2002

# Bogdan Ghilic-Micu – “eActivitatile in societatea informationala” – Editura Economica – 2002

# Ion Gh. Rosca, Nicolae Tapus – “Internet& Intranet” – Editura Economica – 2002

# Ghe. Orzan – “Sisteme informatice de marketing” – Editura Uranus - 2001

# Bill Gates – Afaceri cu viteza gandului – Editura Amaltea 2002


Check reviews about anything you are interested on Reviews from A to Z.